¿Qué son las legaciones?
La legalización es un acto administrativo mediante el cual se otorga validez a un documento público extranjero, verificando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad con que ha actuado la autoridad que firma el documento.
Es importante saber que, la legalización no certifica el contenido ni el destino del documento.
Salvo que exista un instrumento legal que exima de esta obligación, todo documento público extranjero deberá estar legalizado para tener validez en España, así como, todo documento público español deberá estar legalizado para tener validez en el extranjero.
Ante el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado acuerdos destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.
¿Dónde se encuentra regulado este acto administrativo?
El instrumento más importante es el Reglamento UE 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016
Este Reglamento facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos para la presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y que modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012.
¿Qué documentos se pueden legalizar?
El presente Reglamento se aplica a los siguientes documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su legislación nacional que deben presentarse a las autoridades de otro Estado miembro:
- Documentos emanados de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado miembro, incluidos los del Ministerio Público o de un secretario, funcionario o agente judicial («huissier de Justice»).
- Documentos administrativos.
- Actas notariales.
- Certificaciones oficiales que se hayan colocado en documentos privados, tales como avisos de registro, controles de certeza de fecha y autenticaciones de firma.
- Documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado miembro o ante los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado miembro Estado que ejerzan sus funciones en el territorio de un tercer Estado.
Los documentos públicos a los que se aplica este Reglamento y sus copias certificadas estarán exentos de cualquier forma de legalización y procedimiento similar (apostilla). Esta es la lista completa de países miembros de la UE
¿Siempre es necesaria la Legalización?
No siempre es necesaria la legalización. Es importante destacar que, junto al Reglamento UE 2016/1191, hay que destacar el Convenio de La Haya n.º XII, de 5 de octubre de 1961, sobre la Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros, más comúnmente llamado Convenio de Apostilla.
Numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los procedimientos para el remitente y el destinatario. Este texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí el sello o la apostilla. Cualquier persona que necesite obtenerlo deberá dirigirse al Ministerio de Justicia (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tel. 902.007.214).
¿Qué países pueden emitir documentos en sus Consulados en España pero que deben ser legalizados en este servicio para su validez en España?
Sólo se ha autorizado a expedir certificados de antecedentes penales (CAP) y/o de actos inscritos en los Registros Civiles locales (RC) directamente en sus Representaciones diplomáticas o consulares en España, por permitirlo así su legislación interna, a los siguientes países:
1) Afganistán Autorizada a expedir CAP y RC que deben ser legalizados en este Servicio.
2) Argentina Autorizada a expedir CAP que deben ser legalizados en este Servicio.
3) Armenia Autorizada a expedir CAP que deben ser legalizados en este Servicio.
4) Bolivia Autorizada a expedir CAP y RC que deben ser legalizados en este Servicio.
5) Brasil Autorizada a expedir RC que deben ser legalizados en este Servicio.
6) Cabo Verde Autorizada a expedir CAP y RC que deben ser legalizados en este Servicio.
7) Chile Autorizada a expedir CAP y RC que deben ser legalizados en este Servicio.
8) Colombia Autorizada a expedir CAP que deben ser legalizados en este Servicio.
9) Ecuador Autorizada a expedir CAP y RC que deben ser legalizados en este Servicio.
10) Eslovaquia Autorizada a expedir CAP exentos de legalización por aplicación del Reglamento Europeo 2016/1191 de 16 de febrero, excepto para terceros países.
11) Estonia Autorizada a expedir RC exentos de legalización por aplicación del Reglamento Europeo 2016/1191 de 16 de febrero, excepto para terceros países.
12) Georgia Autorizada a expedir CAP y RC que deben ser legalizados en este Servicio.
13) Hungría Autorizada a expedir CAP y RC exentos de legalización por aplicación del Reglamento Europeo 2016/1191 de 16 de febrero, excepto para terceros países.
14) Jordania Autorizada a expedir RC que deben ser legalizados en este Servicio.
15) Letonia Autorizada a expedir CAP y RC exentos de legalización por aplicación del Reglamento Europeo 2016/1191 de 16 de febrero, excepto para terceros países.
16) México Autorizada a expedir RC que deben ser legalizados en este Servicio.
17) Perú Autorizada a expedir CAP que deben ser legalizados en este Servicio.
18) Portugal Autorizada a expedir RC exentos de legalización por aplicación del Reglamento Europeo 2016/1191 de 16 de febrero, excepto para terceros países.
19) República Dominicana Autorizada a expedir CAP que deben ser legalizados en este Servicio.
20) Rumanía Autorizada a expedir CAP exentos de legalización por aplicación del Reglamento Europeo 2016/1191 de 16 de febrero, excepto para terceros países.
21) Rusia Autorizada a expedir CAP exentos de legalización por aplicación del Convenio de Londres n.º 63 del Consejo de Europa, excepto para países no miembros del Convenio.
22) Turquía Autorizada a expedir CAP exentos de legalización por aplicación del Convenio de Londres n.º 63 del Consejo de Europa, excepto para países no miembros del Convenio.
¿Qué son los certificados de autenticidad?
Además, se ha autorizado a algunas Representaciones diplomáticas o consulares extranjeras a expedir un Certificado de Autenticidad de aquellos documentos originales de su país que no pueden ser legalizados por impedírselo su legislación interna o por circunstancias excepcionales y específicas del país. Estos países son los siguientes:
⮚ Irak
Por la situación existente en el país – Autorizado desde el 16-julio-2008.
⮚ Uzbekistán
Por no legalizar originales – Autorizado desde el 9-mayo-2008
Debido a la situación de excepcionalidad por la que atraviesan los países que más abajo se detallan, se han introducido variantes en la cadena de legalizaciones por vía diplomática, según las peculiaridades de cada caso y que se comunican a los demás Departamentos ministeriales, incluido el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, para su inclusión en sus criterios de gestión.
LIBIA
Los documentos públicos de Libia, debidamente legalizados por la Embajada de Libia en Madrid, serán legalizados por este Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación hasta que la Embajada de España en Trípoli reanude su funcionamiento normal y se produzca una alteración de este criterio.
SIRIA
Los documentos públicos de Siria son legalizados por la Embajada de España en Beirut (Líbano). La Embajada nos ha comunicado que todos los ciudadanos sirios pueden obtener todos los certificados dependientes del Registro Civil y/o pasaportes en el Centro Principal de Damasco que depende del Ministerio del Interior.
YEMEN
Los documentos públicos de Yemen, debidamente legalizados por la Embajada de Yemen en Madrid, serán legalizados por este Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación hasta ulterior modificación de este criterio. El Encargado de Negocios a. i. en Sana´a no está autorizado a legalizar documentos yemeníes.
La legalización acredita la identidad y autoridad del firmante y el carácter público del documento extranjero, pero no presupone nada sobre su contenido y los efectos que el mismo puede surtir en el Ordenamiento Español; lo que debe ser evaluado por el órgano receptor del documento en un procedimiento administrativo en España.
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